« Le rôle de l'archiviste est fascinant : il y a peu de professions dont on puisse dire que leur impact se ressent pendant plusieurs siècles. Un archiviste doit avoir la passion de l'histoire, le sens du détail et un vrai engagement au service du public. En retour, il veille sur la mémoire collective de sa société ». Pour ce faire, il doit en tant que métier support de l’administration s’assurer que ce qui est fait est cohérent au corpus réglementaire en vigueur.
Il y a encore quelques années, et c’est encore le cas pour beaucoup de cadres, une affectation aux archives était considérée comme une sanction. Tous les premiers professionnels ont malgré eux abandonné les salles d’archives pour aller chercher meilleure fortune ailleurs.
Au Cameroun, depuis le 19 décembre 2000, la loi N°2 000/010 régit les archives, elle est appuyée par un décret d’application, le décret N°2001/958/P.M du 1er novembre 2001.
Cette réglementation vient confirmer que les activités qui constituent la vie quotidienne d’un service d’archives ont une origine, du moins une forte connotation juridique liée à la communicabilité et la traçabilité des documents ou de leur certification conforme. Ce qui constitue pour le public les témoignages les plus manifestes.
Les règles de droit applicables aux archives proviennent de la primauté du droit administratif. La présente loi est une invite à tous les fonctionnaires de se donner comme préoccupation fondamentale et devoir impératif, la constitution, la préservation et la conservation de cette mémoire collective. Malheureusement vingt-quatre ans après il nous est difficile de constater les véritables chantiers archivistiques engagés.
Aucune étude ou réflexion d’identification de la plus-value des archives dans nos administrations n’a été faite.
Aucune feuille de route pour l’implémentation de cette loi dans les administrations n’a été rédigée. Les seuls frémissements visibles, c’est la mention dans les organigrammes des administrations d’un service d’archives, ou la prestation de serment de quelques agents.
Rares sont les structures où il existe un espace dédié à la conservation des archives qui respecte les normes les régissant. Et quand c’est opportunément le cas, la localisation et l’aménagement de cet espace est loin des exigences normatives en matière d’archivage. Alors certains sont en prison parce qu’il n’y a pas d’archives pour les disculper, il y en a qui n’y sont pas parce que les documents preuves de leurs actes sont inexistants.
Le Chef de l’organisation est le véritable propriétaire des documents produits ou reçus par ses collaborateurs. L’une de ses premières obligations doit être de construire le système de gestion de tous les flux d’informations.
La loi n°2018/011 du 11 juillet 2018 portant code de transparence et de bonne gouvernance dans la gestion des finances publiques est venue renforcer le cadre juridique de la gestion des archives comptables.
Malheureusement, cette loi aussi semble négligée par plusieurs décideurs. Pour mieux attirer leur attention, dans un article « plaidoyer pour la relecture des actes des nominations au Cameroun » Nous voulions inviter tous les gestionnaires des finances publiques à rappeler aux bénéficiaires des actes de nomination leurs obligations qui doivent être concomitantes aux avantages.
Alors à l’article 2, nous devions avoir plutôt : L’intéressé aura droit aux avantages et sera astreint aux obligations prévues par la réglementation en vigueur.
La bonne gestion des documents administratifs étant le pilier de consolidation de l’indépendance et du développement des nations, il est indispensable au moment où la plupart des pays sont engagés dans la construction de l’émergence, de s’enquérir de l’état des lieux dans le domaine de l’archivistique, de relire les curricula de formation au regard des expériences terrains, de construire la voie pour combler les fossés numériques en profitant des opportunités que nous offre la technologie. Il est ainsi urgent de diagnostiquer les réalisations et/ou les échecs des diverses expériences, pointer aussi clairement que possible les défis à relever à court et à moyen terme, construire pour chaque projet identifié et maturé une véritable roadmap de « mise en œuvre ».
En Afrique, mieux que la construction de la mémoire, ou la gestion des documents patrimoniaux, la mission principale de l’archiviste doit être d’assurer aux organisations la maîtrise de la traçabilité du document administratif, produit ou reçu.
Il est ainsi opportun de noter que les archives ne sont pas uniquement mémorielles, mais également encrées dans la gouvernance, aide incontournable à la décision : QUAND ON DECIDE DE DECIDER, le besoin d’archive est inéluctable. En cas de vide juridique, la jurisprudence ne peut être exploitable que si les décisions antérieures ont été convenablement archivées.
D’une part, la gestion du présent, la préparation de l’avenir, la modernisation, la décentralisation et la culture de l’unité nationale sont au cœur des actions des gouvernements africains.
D’autre part, les nouvelles dynamiques engendrées par le numérique avec les différentes formes d’innovations disruptives qui placent toutes les organisations devant un point d’inflexion stratégique, nous obligent à définir de compétences nouvelles de l’archiviste.
En s’appuyant sur l’e-gouvernance, et en considérant l’obligation de gérer des archives hybrides, comment mettre en place des procédures et outils de gestion pour combler les fossés numériques, et accompagner, voire accélérer la marche vers l’émergence de nos pays ?
La stratégie de marche vers l’émergence doit intégrer la fonction archive.
Cette fonction archive nous aidera à :
1. Positionner le temps comme facteur déterminant de la seconde phase de la vision 2035 ;
2. Fixer le cap – définir la route – démarrer la locomotive ;
3. Positionner la blockchain comme solution à plusieurs problèmes actuels au Cameroun ;
4. Inhiber le paradoxe de nos administrations
L’information est ce qui met en marche l’Administration mais des illustrations telles que les imprévisions, le retard dans l’exécution des projets et la mauvaise gestion du temps montrent la non-maîtrise de la traçabilité des informations dans les différentes administrations. L’application des principes fondamentaux de l’Administration que sont la continuité et la mutabilité du service public, puis l’égalité devant le service public devrait amener le personnel de la fonction publique à avoir un autre regard sur l’archivage des documents. L’Administration étant écrite, bien archiver est une exigence à la fois légale et managériale.
Nous devons Exploiter le pouvoir subtil qu’offrent les systèmes d’archivage. Il est avantageux pour cela de savoir que la mise en place d’un système de gestion d’archives c’est généralement :
50% organisationnel ;
25% réglementaire ;
25% informatique.
Il est urgent pour le Cameroun de construire un véritable plan stratégique de développement des archives. Ce plan devra intégrer la construction des centres de stockage des documents, l’identification des fonds d’archives à traiter, l’évaluation des coûts associés, les sources de financement. Il est important de garder à l’esprit que la conduite de tous ces chantiers impliquera sans aucun doute la relecture des curricula de formation.
En effet, il faudra tirer des expériences pratiques et en s’appuyant sur trois piliers : Process-archives et développement./.
Victor KAMTO
Expert archivage managérial
+237 696 156 981
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